Anpassungsmöglichkeiten Metadaten

Metadaten sind Informationen, die unabhängig vom eigentlichen Inhalt wie Text, Tabellen, Flussdiagramme oder Bild mit der Seite verknüpft und gepflegt werden können. Klassische Metadaten sind etwa der Dokumententyp, der Verantwortliche oder der Seitenname einer Seite. Im Prozesse-Bereich finden Sie die Metadaten einer Seite zum Einen im Bearbeitungsmodus unten in der Dokumentenlenkung und zum Anderen im Lese-Modus unterhalb der Auflistung der untergeordneten Seiten.

Dokumentenlenkung mit Standard-Metadaten

Metadaten werden vom Nutzer systematisch gepflegt, zum Beispiel über Pflichtfelder, und können ebenso systematisch abgefragt und durchsucht werden. Metadaten können zum Filtern von Suchergebnissen oder auch zum Ergänzen des Dokumentenkopfs verwendet werden. Um kundenindividuelle Kategorisierungen oder Informationen abbilden zu können, ist es möglich Metadaten zu ergänzen, zu entfernen oder anzupassen. Für die Konfiguration müssen drei Dinge definiert werden: Typ, Eigenschaften und ggf. Einträge.

Typen von Metadaten permalink

  • Textfeld: Es kann beliebiger Text eingetragen und gespeichert werden.
  • Listenfeld: Es kann nur aus vordefinierten Einträgen einer Liste ausgewählt werden.
  • Nutzerfeld: Es kann nur aus Nutzern ausgewählt werden. Auch hier unterstützt bei vielen Einträgen eine Autovervollständigung. Es ist weiterhin konfigurierbar, ob nur einzelne oder auch mehrere Nutzer bzw. Gruppen ausgewählt werden dürfen.
  • Checkbox: Es können Einträge nur aktiviert oder deaktiviert werden. Dies empfiehlt sich insbesondere bei sehr wenigen Einträgen oder einem einzelnen Eintrag.
  • Taggingfeld: Eine Mischung aus Textfeld und Listenfeld. Es kann aus vordefinierten Einträgen ausgewählt werden oder direkt ein neuer Eintrag generiert werden. Die Auswahl der Einträge ergibt sich immer aus den bereits auf anderen Seiten in dem entsprechendem Metadatum eingetragenen Einträgen. Weiterhin ist konfigurierbar, ob alle Nutzer oder nur bestimmte Nutzer weitere Einträge ergänzen dürfen. Für Nutzer, die nicht ergänzen dürfen, verhält sich ein Taggingfeld identisch zu einem Listenfeld.

Eigenschaften von Metadaten permalink

  • Autovervollständigung: Sind bei der Auswahl vieler Einträge vorhanden. Es kann Text eingegeben werden und die Auswahl wird eingeschränkt auf mit der Eingabe übereinstimmende Einträge.

    Autovervollständigung bei einem Nutzerfeld

  • Einzel- oder Mehrfachauswahl: Es kann entweder nur ein einziger Eintrag oder mehrere Einträge ausgewählt werden.

    Listenfeld mit Mehrfachauswahl

  • Mehrsprachigkeit: Einträge können sowohl in Deutsch als auch in Englisch gepflegt werden. Je nach Browsereinstellung wird der deutsche bzw. englische Eintrag automatisch angezeigt. Die Benennung des Metadatum selbst ist nur in einer Sprache möglich.

  • Pflichtfeld: Seiten können nur abgespeichert werden, wenn alle Pflichtfelder ausgefüllt sind.

Einträge von Metadaten permalink

  • Textfeld: Es kann ein beliebiger Eintrag gesetzt werden, sodass keine Definition der möglichen Einträge notwendig ist.
  • Listenfeld: Es wird die Liste möglicher Einträge benötigt.
  • Nutzerfeld: Es werden automatisch alle aktiven Systemnutzer als mögliche Einträge angeboten. Es kann ausgewählt werden ob auch Gruppen angeboten werden.
  • Checkbox: Es sind die möglichen Einträge für die Checkboxen zu definieren.
  • Taggingfeld: Bei Taggingfeldern ergeben sich die möglichen Einträge im Zuge der Nutzung. Eine Definition möglicher Einträge ist nicht nötig.

Konfiguration der Standard-Metadaten permalink

Mehr zur Konfiguration der Standard-Metadaten

Dokumententyp

  • Typ: Listenfeld
  • Eigenschaften: ohne Autovervollständigung, Einzelauswahl, Mehrsprachigkeit
  • Einträge: Infoseite/Infopage, Arbeitsanweisung/Workinstruction, Prozessbeschreibung/Process description, Prozessübersicht/Process overview

Seitenname

  • Typ: Textfeld
  • Eigenschaften: keine zusätzlichen Eigenschaften
  • Einträge: frei definierbar

Verantwortlich

  • Typ: Nutzerfeld
  • Eigenschaften: Autovervollständigung, Einzelauswahl
  • Einträge: Alle aktivierten Nutzer, keine Gruppen

Geltungsbereich

  • Typ: Listenfeld
  • Eigenschaften: ohne Autovervollständigung, Einzelauswahl, Mehrsprachigkeit
  • Einträge: unternehmensweit/corporation-wide

ISO 9001:2015

  • Typ: Listenfeld
  • Eigenschaften: Autovervollständigung, Mehrfachauswahl, Mehrsprachigkeit
  • Einträge: Kapitel der Normzuordnung 9001:2015

Sie möchten ein Metadatum ergänzen? Bitte nennen Sie unserem Support den gewünschten Namen des Metadatum sowie den Typ, die Eigenschaften und falls notwendig die gewünschten Einträge. Nutzen Sie hierfür gerne die hier verwendeten Begriffe, das erleichtert die Kommunikation enorm!